ERP仓库管理信息应用技巧

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课程介绍

 

        仓库是库存管理中的主要设施,是物流的“缓冲池”。仓库管理的主要内容是做好物料的入库交易、出库交易及储存管理。以便为下游供给环节提供必需的物料,从而保证主生产计划的顺利执行。

        熟悉企业管理的人都知道,在传统的仓库管理中,通常会设置两大职能,一个实物管理的职能,另一个账务的职能。以规避物料失窃事件的嫌疑,也就是所谓的“账物”分开管理的说道。因此在一个有规模的企业中,在众多仓库的设施中,通常分别设置两个岗位,一个是仓库物料管理员,另一个是仓库记账员。

        更可笑的是,在传统制造业中,由于物料的资金占比大于70%以上,又因仓库的地理位置距离管理部门较远,再加上信息沟通困难,“不知道他们在做什么”老板的担心。为了避免仓库里的物料管理员和仓库记账员“合体”盗窃的事件发生,仓库记账员一般由老板的亲戚或亲信做。其初衷是“自己人放心”。原本管物的和管账的,在日常工作中就“磨合”多多,再加上人为的因素,更是雪上加霜。这正合老板的意,因为只要两人矛盾一激化,吵到老板这里来时,老板便会知道仓库里发生了什么,搞清楚了“我口袋里的东西是否安全”。因此会吵架的仓库管理员,反而会更优秀,更让老板喜欢。好了,不谈更深的仓库管理细节了。本文的主题是ERP仓库管理信息应用技巧。

1、认知仓库的过程管理

首先了解一下仓库的过程管理,如图1所示。

 

图1仓库的过程管理

图1,简单地描绘一下仓库的过程管理。众所周知仓库管理的对象是物料,管理的主要内容为物料的接收(入库)、发放(出库)、物料的存储(保存)工作。 但是因为仓库的物料是动态的,如同水一样,要保证实物与账务信息相同,并不是一件简单的工作。不同的管理方式,和不同的信息工具,所得到的管理效果大不一样。

  1. 左图是“仓库的过程管理”的示意图

(1)输入端为物料的入库交易活动;

(2)输出端为物料的出库交易活动;

(3)存储。当物料的入库量大于出库量时,多余的物料将存储在仓库里保存着;

(4)上端。是管理方式,也可以视为管理目标的驱动;

(5)下端。是管理工具,在这里我们以信息工具应用为例。

  1. 右图:是仓库实物的存储示意图。

案例1:为了讨论方便,我们选取了3种的物料:m1、m2、m3,它们的存储状态如图1所示。

2.认知传统的仓库过程管理

 

图2传统的仓库过程管理

图2传统的仓库过程管理示意图。

1)左图:管理方式是月清月结,其管理工具是采用人工处理信息。

2)右图:3张仓库管理信息处理表,它们也是企业常用的信息处理工具,包括账务(仓库台账)、物料卡、仓库月收发存报表。简称为“账、物、卡”,及仓库月收发存报表。

(1)表1(账务),是每个仓库都设置的唯一的台账。账面上的关键数据有:物料编码、最近的交易日期、入库数量、出库数量、结存。

其算法:结存﹦上次交易结存﹢入库数量﹣出库数量

仓库台账是仓库记账员个人的原始记录,是依据入/出库单据记录的(俗称:账务记录)。

案例2:分析xx仓库台账m1记录。

第1行:2013.1.31结存:(2013.1.31结存)200

第2行:2013.2.05结存:(2013.1.31结存)200 +(2013.2.05出库数量)100=100

第3行:2013.2.15结存:(2013.2.05结存)100 +(2013.2.15入库数量)100=200

第4行:2013.2.27结存:(2013.2.15结存)200 +(2013.2.27入库数量)100-(2013.1.27出库数量)200=100

(2)表2(卡)m1物料卡,是挂在实物存储堆垛旁边的卡片。卡片上的关键数据有交易日期、入库数量、出库数量、结存。

物料卡是仓库物料管理员的原始记录,是针对每一次实物入/出库实际数量的记录(俗称:实物记录),常用来与仓库记账员“对账”。“对账”常常是一件繁琐,且担心的事情。

案例3:分析m1物料卡的记录: 计算结果与案例2相同,如果不同,则需要稽查问题。

(3)表3(报表)xx仓库月收发存报表。是月末仓库“月清月结”的报表。报表上的关键数据有物料编码、上月结存、本月入库数、本月出库数、本月结存、盘盈、盘亏情况。编制报表资料多、数据量大,工作量也很大,常常需要加班加点。

算法:本月结存﹦上月结存+本月入库数-本月出库数±盘盈(盘亏)

案例4:分析月收发存报表。

例如:第1行m1物料的月收发存

分析

上月结存(2013.1.31)200

本月收入数2笔:(2013.2.15入库数量)100;(2013.2.27入库数量)100;共200

本月发出数2笔:(2013.2.05出库数量)100;(2013.1.27出库数量)200;共300

盘盈:2

计算:本月结存=200+200-300+2=102

3)考核指标:稽查方式“账、物、卡”数据保证一致性。

4)管理效果:每月底编制“月收发存报告”交给财务部门作为成本核算的依据;交给生产计划部门考核月生产计划执行的情况。

5)管理工具:由于人工处理采集、处理数据工作量大,多时间长。企业只好实施“事后”管理。又由于采集的数据量,故信息不对称、不完整,不准确,因此执行力也会大打折扣的。

3.认知ERP仓库过程管理

 

图3 ERP仓库过程管理

图3 ERP仓库过程管理示意图。

1)左图:管理方式:日清日结;管理工具是ERP信息系统,即企业资源计划信息系统。

2)右图:原来的手工仓库台账,现在由ERP系统记账,并且各部门共享。仓库物料管理的关键数据有:物料编码、当前结存、最近盘点日期,最近入库日期、最近出库日期,及ABC法物料管理技术。

(1)例如表4(账务)的xx仓库查询

案例5:假设工作日2013.2.27,xx仓库查询。

第1行:m1物料;当前结存:100,提示是2013.2.27;

最近盘点日期:2013.1.31;

最近入库日期:2013.2.27;

最近出库日期:2013.2.27;

ABC法:A,提示A类物料。

(2)接着查询交易明细,由于ERP系统动态地采集入/出库交易数据,因此可以随机查询物料当前的信息。

案例6:输入m1物料 编码;锁定信息时间区域:2013.2.1至2013.2.27;

(3)分析信息。物料的入/出库交易信息,可替代物料卡。

案例6:m1的交易明细

2013.2.05,工作中心1,1#生产订单领用,出库100件;

2013.2.15,1#采购订单,入库100件;

2013.2.27,1#采购订单,入库100件;

2013.2.27,工作中心1,15#生产订单领用,出库200件。

3)月收发存报表。由于是采取日清日结的管理方式,该报表就可以取消了,如果企业仍然习惯该报表时,可以做二次开发。但是它的信息作用,已经消失了。

4)考核指标:库存准确率≥95%,根据经验数据统计,在传统的仓库管理中数据的准确率(哪怕是较好的企业),一般仅为70%,或者80%的情况。

5)管理效果:日清日结的管理方式,针对企业业务流程而言,对上提高主生产计划的执行率;对下自动连接成本核算系统,取消繁琐的人工数据处理的工作。

6)管理工具:由于借助ERP信息系统处理信息。可实施有计划的“事前”管理。

最后,让我们回到老板的担心:仓库距离远,信息沟通不方便,物料失窃、丢失的问题上。由于ERP系统透视了仓库物料的信息:物料查询、入/出库交易,结存一目了然,若实施企业标准管理……,仓库管理便可以简单、易行、易操作。释怀的不仅仅是仓库管理员、企业的管理者们、还有老板,你自己!